Mencatat pembayaran pelanggan

Untuk: bagian keuangan dan akunting · Prasyarat: ada faktur penjualan yang sudah diposting, dan akun kas atau bank sudah tersedia.

Bukti Kas Masuk (BKM) mencatat uang masuk dan melunasi faktur. Menunya ada di Keuangan → Piutang → Penerimaan Piutang, bukan di grup Penjualan, karena yang menjalankannya bagian keuangan.

Langkah

1. Buka Penerimaan Piutang dan klik Buat Penerimaan.
2. Pilih pelanggan. Yang ditawarkan hanya pelanggan yang masih punya piutang terbuka.
3. Pilih Cara Bayar: Transfer Bank, Tunai, atau Giro. Pilih akun di Diterima Di. Untuk giro, isi juga No. Giro dan Jatuh Tempo Giro.
4. Di tabel faktur, isi jumlah dibayar per faktur. Satu BKM boleh melunasi beberapa faktur, dan satu faktur boleh dilunasi beberapa BKM.
5. Isi PPh yang dipotong pelanggan dan potongan penyelesaian bila ada, serta biaya bank.
6. Klik Simpan & Posting, atau Simpan Draft lalu Posting di halaman detail. Bila perusahaan memakai persetujuan, tombolnya berubah menjadi Ajukan.

Form penerimaan piutang. Pilih pelanggan terlebih dahulu; faktur yang masih terbuka muncul di tabel alokasi.

Aturan angka

• Pembayaran per faktur tidak boleh melebihi sisa tagihannya.
• Uang yang ditransfer pelanggan = jumlah dibayar − PPh dipotong − potongan.
• Uang yang melebihi alokasi otomatis menjadi uang muka pelanggan, bisa dipakai di faktur berikutnya atau dikembalikan.

Yang terjadi saat diposting

• Jurnal kas masuk terbentuk: kas atau bank, biaya bank, PPh Dibayar Dimuka, dan potongan penjualan di debit; piutang dan uang muka di kredit.
• Piutang tiap faktur berkurang; faktur menjadi sebagian atau lunas.
• Sisa tagihan dicek ulang terhadap buku piutang hari ini, karena BKM lain mungkin sudah melunasi faktur yang sama selagi Anda menyiapkan draft.

Pembayaran dengan giro

Giro dua babak:

1. Diterima (posted): kertas giro dipegang. Piutang sudah berkurang dan uang ada di akun Giro Diterima Belum Cair.
2. Cair (cleared): klik Cairkan Giro. Uang pindah ke kas atau bank, dan biaya bank baru diambil. Atau ditolak (bounced): klik Tandai Giro Tolak, semua efek dibalik, faktur terbuka lagi, dan statusnya final. Catat penerimaan baru untuk perbaikan.

Halaman detail penerimaan piutang yang sudah diposting, dengan tombol Cetak dan Batalkan.

Status

Status	Artinya
draft	Belum masuk buku
posted	Kas dan piutang sudah tertulis
cleared / bounced	Giro cair / ditolak
cancelled	Dibatalkan, efeknya dibalik

Klik Batalkan untuk membatalkan BKM draft, posted, atau cleared.

Bukti potong PPh

PPh yang dipotong pelanggan sudah dibukukan saat BKM diposting. Bukti potongnya (nomor, tanggal, jenis) dilengkapi belakangan di menu Keuangan → Piutang → Bukti Potong Invoice, tanpa mengubah jurnal.

Masalah umum

Yang terjadi	Penyebab	Solusi
Pelanggan tidak muncul di pilihan	Tidak ada piutang terbuka. Faktur belum diposting	Posting faktur terlebih dahulu
Ditolak: melebihi sisa tagihan	Pembayaran faktur lebih besar dari sisa	Kurangi jumlah. Kelebihan uang dicatat sebagai uang muka
Faktur tetap terbuka setelah giro ditolak	Memang demikian: pelunasannya dibalik	Catat penerimaan baru

Lihat juga

• Faktur Penjualan