Mengirim barang dengan Surat Jalan

Untuk: staf gudang dan penjualan · Prasyarat: Sales Order approved atau partial, dan stok tersedia di gudang pengirim.

Surat Jalan (SJ) mencatat barang yang benar-benar keluar. Ini dokumen penjualan pertama yang mengubah stok.

Langkah

1. Buka Sales Order yang sudah approved lalu klik Buat Surat Jalan. Atau buka Penjualan → Surat Jalan dan buat baru.
2. Pilih gudang pengirim dan isi data pengiriman (sopir, pengantar, alamat kirim, tanggal berangkat).
3. Isi jumlah yang dikirim per baris. Satu baris SO boleh dikirim lewat beberapa surat jalan, asalkan totalnya tidak melebihi yang dipesan.
4. Untuk barang yang dilacak nomor serinya, pilih nomor seri dari unit yang ada di gudang. Jumlahnya harus persis sama dengan jumlah kirim.
5. Klik Simpan & Kirim untuk langsung mengirim, atau Simpan Draft lalu Kirim Barang di halaman detail. Bila perusahaan memakai persetujuan, tombolnya berubah menjadi Ajukan & Kirim.

Yang terjadi saat dikirim

Semuanya berjalan sekaligus. Bila ada yang gagal, tidak ada yang tersimpan.

• Stok keluar dari gudang. Sistem memeriksa kecukupan stok untuk seluruh baris pada tanggal surat jalan sebelum menulis apa pun.
• Harga pokok (HPP) dihitung memakai metode persediaan perusahaan (FIFO atau rata-rata bergerak).
• Jumlah terkirim di Sales Order naik dan statusnya ikut berubah.
• Jurnal HPP dibukukan saat barang keluar **atau** saat faktur, tergantung pengaturan perusahaan (**Pengaturan → Akuntansi → Setting Akuntansi**, tab **HPP & Persediaan**, bagian **Pengakuan HPP**). Angka HPP sendiri selalu dihitung saat barang keluar.

Halaman detail surat jalan yang sudah terkirim, dengan tombol Konfirmasi Terima, Batalkan, dan Buat Faktur.

Status

Status	Artinya
draft / submitted	Belum keluar, stok belum berubah
delivered	Barang sudah keluar
invoiced	Sudah masuk faktur (final)
cancelled	Dibatalkan

Bukti terima

Setelah pelanggan menandatangani tanda terima, klik Konfirmasi Terima dan isi: nama penerima, tanggal terima, dan jumlah yang diterima per baris. Ini bisa dilakukan juga setelah surat jalan ditagih. Jumlah diterima tidak boleh lebih kecil dari jumlah yang sudah ditagih.

Membatalkan

Klik Batalkan. Surat jalan draft, submitted, atau delivered bisa dibatalkan. Untuk yang sudah delivered, pembatalan mengembalikan stok, membalik HPP, dan menurunkan jumlah terkirim di SO. Setelah invoiced, batalkan fakturnya dulu.

Masalah umum

Yang terjadi	Penyebab	Solusi
Ditolak karena stok tidak cukup	Stok kurang pada tanggal surat jalan, atau akan minus setelahnya	Periksa stok dan tanggalnya; terima barang dulu atau koreksi stok
Ditolak: melebihi pesanan	Total kirim semua surat jalan lebih besar dari SO	Kurangi jumlah
Nomor seri ditolak	Unit sudah dipakai dokumen lain	Pilih unit lain yang masih in_stock
Tidak bisa dibatalkan	Sudah invoiced	Batalkan faktur terkait

Langkah berikutnya

Setelah surat jalan terkirim, klik Buat Faktur untuk menagihnya.

Lihat juga

• Faktur Penjualan